Prüfer: Unordnung im Lübecker Ordnungsamt
Lübeck: Archiv - 12.06.2022, 19.51 Uhr: Aktuell steht in Lübeck die Einführung der E-Akte an. Vorab gab es einen Test beim Bereich Verkehrsangelegenheiten. Das Rechnungsprüfungsamt wollte deshalb ermitteln, welche Ergebnisse der Versuch ergeben hat. Das konnten die städtischen Prüfer leider nicht ermitteln. Niemand weiß, was aus dem großen Versuch geworden ist, die Akten sind verschwunden.Das städtische Rechnungsprüfungsamt meldete sein Anliegen beim Ordnungsamt an. "In einem Telefonat teilte die Bereichsleitung des Ordnungsamtes in Reaktion auf die Prüfungsankündigung mit, dass dort keine Unterlagen zu dem damaligen Vorhaben mehr vorliegen", schreiben die Prüfer in einem Bericht an die Politik. "Eine vorgefundene Handakte mit eher ungeordneten Unterlagen, deren Sinn sich nicht erschlossen hatte, war vernichtet worden."
Aus den Akten der IT-Abteilung ergibt, dass die elektronische Aktenführung im Jahr 2015 freigegeben und zum Einsatz gekommen war. Ob das alles geklappt hat, lässt sich nicht mehr ermitteln. Hinweise der IT-Abteilung deuten darauf hin, dass die Einarbeitung der Mitarbeiter schwierig und mühselig gewesen sei.
Die heutige Leitung des Ordnungsamtes hat festgestellt, dass es im "Dokumenten Management System" (DMS) weder Testdaten gebe noch sonstige Spuren einer Nutzung. Es habe zum Thema einen Leitz-Ordner gegeben, der überwiegend Artikel aus Fachzeitschriften enthalten habe. Der wurde inzwischen vernichtet.
Das Fazit des Prüfungsamtes: "Die Tatsache, dass im Bereich Ordnungsamt keine Unterlagen zu dem damaligen DMS-Vorhaben (mehr) existieren, stellt einen Verstoß gegen die Grundlagen einer revisionssicheren Aktenführung dar."
Bei den Verkehrsangelegenheiten wurde die elektronische Aktenführung ausprobiert. Das Ergebnis bleibt unklar. Foto: JW
Text-Nummer: 152187 Autor: VG vom 12.06.2022 um 19.51 Uhr